EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS)

Executive Information System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

EIS mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal, kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna. Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan untuk perusahaan.

Karakeristik Teknologi Informasi untuk EIS

Dari definisi EIS, dapat diketahui EIS berhubungan erat dengan pengelolaan dan perepresentasian informasi dengan menggunakan komputer. Dengan .demikian, EIS sangat erat kaitannya dengan teknologi informasi. Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan oleh EIS adalah sebagai berikut :

1.      Executive-friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh kalangan eksekutif. Mudah digunakan dan mudah dipelajari.

2.     Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang diakses sebelumnya.

3.     Memiliki on-line help.

4.     Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.

5.     Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan kebutuhan.

Karakteristik Data untuk EIS

Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh EIS :

1.      Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.

2.     Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.

3.     Integrasi data dari basis data yang berbeda – beda. Terkadang eksekutif memerlukan data dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan memerlukan akses ke rangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.

4.     Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.

5.     Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang sejenis. Artinya, EIS harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan data perusahaan.

6.     Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.

Karakteristik EIS.

Dari karakteristik teknologi informasi dan data yang dibutuhkan oleh EIS, serta tujuan dari EIS, maka dapat disimpulkan bahwa sebuah EIS memiliki karakteristik sebagai berikut :

·         Disesuaikan untuk pihak eksekutif.

·         Mudah digunakan.

·         Memiliki kemampuan drill down.

·         Mendukung kebutuhan data eksternal.

·         Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.

·         Memiliki orientasi masa depan.

Perkembangan Arsitektur EIS

EIS tradisional memiliki dua komponen utama yaitu: (1) basis data terpusat, yang merupakan repositori data yang diekstrak dari berbagai sumber; (2) mesin untuk menganalisa data dan menampilkan hasilnya kepada para eksekutif.

Arsitektur ini sederhana dan mudah untuk dikelola. Karena menggunakan basis data terpusat, query dan analisa dapat diproses dengan cepat. Akan tetapi dalam melakukan ekstraksi dan peng-updatean data dari sumber yang berbeda ke dalam basis data terpusat merupakan permasalahan yang kompleks. Sebab seringkali data tersebut tidak kompatibel antara satu sumber dengan sumber data yang lain. Arsitektur EIS tradisional tidak dapat beradaptasi terhadap inkompatibilitas data. Oleh karena itu, setiap kali terdapat perubahan pada local system, basis data terpusat harus disusun kembali, di-compile ulang, atau bahkan didesain ulang. EIS tradisional hanya mendukung analisis data sederhana yang sudah didefinisikan terlebih dahulu.

Adanya permasalahan ini, mendorong para peneliti untuk mempelajari cara untuk: (1) mengintegrasikan dan mengakses data dari sumber data terdistribusi yang heterogen, dan (2) menganalisa data melalui pendekatan multidimensional.

Teknologi data warehousing dan teknik On-line Analytical Processing (OLAP) telah memberikan banyak kontribusi dalam meningkatkan EIS tradisional. Peningkatan ini mengarah pada terbentuknya arsitektur EIS yang baru, yaitu EIS kontemporer. Pada arsitektur ini, basis data terpusat digantikan fungsinya oleh data warehouse, sedangkan teknik OLAP digunakan untuk analisis data multidimensional dan penampilan informasi. Teknologi data warehousing mengurangi masalah integrasi data. Data dari local system yang berbeda akan diekstrak, dibersihkan, dan ditransformasikan oleh integrator berdasarkan skema data terintegrasi, kemudian disimpan ke dalam data warehouse.

Namun Struktur EIS Kontemporer pada dasarnya tidak memiliki fleksibilitas dan adaptabilitas dimana :

1.      Fleksibilitas : kemampuan untuk mengakomodir perubahan kebutuhan data oleh eksekutif

2.     Adaptabilitas : Kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan konten, format data, platform, dan struktur yang mungkin muncul dalam sumber data lokal

Dari kekurangan fleksibiltas dan adaptabilitas tersebutlah kemudian di coba untuk mengembangkan dengan pendekatan menggunakan Database, adalah Metode sistem integrasi yang dapat mengelolah beberapa sistem dan bisa mendapatkan open system architecture sambil tetap mempertahankan otonomi local system dan memungkinkan untuk sistem tersebut berevolusi. Dibawah ini akan ditampilkan gambaran seperti apa pendekatan metadatabase tersebut

Sehingga struktur EIS kontemporer yang telah beradaptasi dengan menggunakan pendekatan metadatabase mengalami evolusi dan dapat berubah menjadi :

Arsitektur yang baru terdiri dari 2 unsur besar, yaitu:
Metadatabase Management System (MDBMS). Adalah sistem berbasis pengetahuan yang mengintegrasikan dan mengatur penggunaan multiple local system melalui data atau metadata. Yang memiliki 2 peranan penting, yaitu (1) Menyediakan akses yang transparan terhadap data dari local system dan warehouse (2) Menyediakan metadata yang dibutuhkan untuk analisis multidimensional data

Multidimensional Data Analysis System (MDAS). yang terdiri dari 2 sub-sistem, yaitu:

·         ROLAP/MDB Interface yang menyediakan penghubung eksekutif untuk memformulasikan permintaan mereka dan untuk menampilkan hasil analisis mereka

·         ROLAP/MDB (Relational On-Line Analytical Processsing/ Multidimentional DataBase) Analyzer yaitu Software yang digunakan untuk mengolah metadatabase yang disediakan oleh MDBMS untuk memungkinkan analisis online multidimentional data.

Implementasi EIS 
Berikut ini merupakan langkah – langkah pengimplementasian EIS, yaitu :

1.      Membangun data warehouse yang lengkap dan efisien.

2.     Membuat prototipe EIS, membuat desain eksperimen dari seluruh atau sebagian sistem, untuk mengujicobakan prosedur/prinsip, teknik atau tool tertentu.

3.     Membuat dokumentasi pengembangan EIS untuk tiap tahap pengembangan.

4.     Menggunakan dukungan otomatisasi kantor (e-mail, scheduler, dll).